Бухгалтерія для ФОП: простими словами про складні речі

Бухгалтерія для ФОП включає в себе облік доходів і витрат, розрахунок податків та складання звітності. Хоча це може здаватися складним, сучасні бухгалтерські програми та онлайн-сервіси значно полегшують ці процеси. Крім того, використання спрощених систем оподаткування дозволяє зменшити кількість документів та розрахунків.

Фізична особа-підприємець має певні податкові зобов’язання, які виникають у зв’язку із здійсненням підприємницької діяльності. Розуміння цих зобов’язань є важливим для успішного ведення бізнесу та уникнення проблем з податковою службою. Виділяють:

• Єдиний податок: найпоширеніший вид податку для ФОП. Розмір ставки залежить від обраної групи системи оподаткування. 
• Військовий збір: сплачується всіма платниками податків, у тому числі і ФОПами. Ставка залежить від обраної групи оподаткування. 
• Єдиний соціальний внесок (ЄСВ): ФОП сплачує за себе та за найманих працівників (якщо такі є). 
• Податок на прибуток: сплачується ФОП, які обрали загальну систему оподаткування. 
• ПДВ: сплачується ФОП 3 групи, які обрали ставку 3% та здійснюють операції, що підлягають оподаткуванню ПДВ.

Звітність для ФОП на спрощеній системі оподаткування (групи 1, 2, 3)

Основний звіт: Декларація платника єдиного податку.

• Групи 1 і 2: Як правило, подається один раз на рік до 1 березня року, що настає за звітним.
• Група 3: Подається щоквартально, не пізніше 40 календарних днів після закінчення кварталу.

В Декларації обов’язково вказуються:

• Сума доходу за звітний період
• Сума сплаченого єдиного податку
• Інша інформація, що вимагається податковою службою

Звітність для ФОП на загальній системі оподаткування:

• Податкова декларація: Подається щорічно до 1 травня року, що настає за звітним.
• Звіт з ЄСВ: Подається щоквартально або щомісяця (залежно від кількості найманих працівників).

Детально з актуальною інформацією та календарем щодо звітності для ФОП у 2025 році можна ознайомитися  тут: https://bip.net.ua/articles/stroki-splati-yesv-ta-yep-fop

Єдиний податок – це спрощена система оподаткування, яка застосовується для фізичних осіб-підприємців. Розмір єдиного податку залежить від обраної групи (1, 2 або 3) та встановлюється у відсотковому відношенні до бази оподаткування. 

Ставки єдиного податку:

• ФОП 1 групи: Ставка єдиного податку встановлюється місцевими радами і може становити до 10% від мінімальної заробітної плати.
• ФОП 2 групи: Ставка єдиного податку встановлюється місцевими радами і може становити до 20% від мінімальної заробітної плати.
• ФОП 3 групи: Ставка єдиного податку становить 3% або 5% від суми доходу, залежно від того, чи є ФОП платником ПДВ.

Формула розрахунку єдиного податку

• Для ФОП 1 та 2 груп: 

•  податок = База оподаткування * Ставка єдиного податку

• Для ФОП 3 групи: 

• Єдиний податок = Дохід * Ставка єдиного податку (3% або 5%)

Єдиний соціальний внесок (ЄСВ) – це обов'язковий платіж, який сплачують фізичні особи-підприємці до Пенсійного фонду України. Цей внесок забезпечує нарахування страхового стажу та право на пенсію. Розмір ЄСВ для ФОП визначається як відсоток від бази нарахування. Базою нарахування є мінімальна заробітна плата, встановлена законом на 1 січня звітного року. Ставка ЄСВ для ФОП становить 22%.

Формула розрахунку ЄСВ:

• ЄСВ = Мінімальна заробітна плата * 22%

Наприклад, якщо мінімальна заробітна плата становить 7100 грн, то мінімальний ЄСВ для ФОП складатиме:

• 7100 грн * 22% = 1562 грн на місяць

Особливості сплати ЄСВ для ФОП:

• Мінімальні та максимальні суми: існує як мінімальний, так і максимальний розмір ЄСВ, який ФОП зобов'язаний сплачувати.
• Добровільна сплата: ФОП можуть добровільно сплачувати ЄСВ з більшої суми, ніж мінімальна заробітна плата.
• Терміни сплати: ЄСВ сплачується щоквартально.
• Звітність: ФОП подають звіт про сплату ЄСВ до податкової служби.

Від сплати ЄСВ звільняються фізичні особи-підприємці, якщо вони отримують пенсію за віком чи вислугу років, або є особами з інвалідністю, або досягли пенсійного віку згідно зі статтею 26 Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» і отримують пенсію чи соціальну допомогу. А також якщо вони мають основне місце роботи або уклали гіг-контракт з резидентом Дія.City, за умови сплати роботодавцем страхового внеску не менше мінімального

Військовий збір є обов'язковим платежем, який сплачується всіма платниками податків, у тому числі і фізичними особами-підприємцями. Кошти, отримані від сплати військового збору, спрямовуються на фінансування заходів, пов'язаних із забезпеченням оборони та безпеки держави.

У 2025 році ставка військового збору для фізичних осіб-підприємців (ФОП) залежить від групи оподаткування:

• ФОП 1, 2 групи: ставка військового збору становить 10% від мінімальної заробітної плати, встановленої на початок 2025 року, тобто 800 грн на місяць. Сплата здійснюється щомісяця не пізніше 20 числа поточного місяця.
• ФОП 3 групи: ставка військового збору становить 1% від доходу. Сплата здійснюється протягом 10 календарних днів після граничного строку подання податкової декларації за податковий квартал.
• ФОП на загальній системі оподаткування: ставка військового збору становить 5% від чистого доходу. Авансові платежі здійснюються до 20 числа місяця, наступного за кожним кварталом (крім IV кварталу), а остаточний розрахунок протягом 10 днів після подання річної декларації.

Документообіг є невід'ємною частиною діяльності будь-якого підприємця. До основних документів відносяться:

• Первинні документи: рахунки, акти виконаних робіт, товарні накладні, касові чеки тощо. Вони підтверджують здійснення господарських операцій.
• Банківські виписки: документи, що підтверджують рух коштів на банківських рахунках.
• Податкові накладні: видаються при здійсненні операцій, які підлягають оподаткуванню ПДВ.
• Розрахункові документи: платіжні доручення, квитанції тощо.
• Договори: договори з контрагентами, договори оренди тощо.
• Звіти: податкові декларації, звіти про доходи і витрати.

Зараз все більшої популярності набирає електронний документообіг. Він дозволяє: зберігати всі документи в електронному вигляді, швидко надсилати і отримувати документи від контрагентів, захистити документи від втрати або пошкодження.

Основні складові електронного документообігу для ФОП:

1. Електронний підпис:

Для підписання документів онлайн ФОПам потрібно отримати електронний підпис, який видається через акредитовані центри сертифікації ключів. Детальніше можна ознайомитися тут

1. Системи електронного документообігу:

Існують різні системи та сервіси, які підтримують електронний документообіг, наприклад, M.E.Doc, Signy та інші. Ці системи дозволяють автоматизувати процеси роботи з документами, зменшуючи кількість паперової документації та підвищуючи безпеку обміну інформацією.

Інформація, наведена в цьому матеріалі, є загальною і може не враховувати всіх нюансів. Законодавство України щодо оподаткування постійно змінюється, тому рекомендується регулярно перевіряти актуальну інформацію на веб-сайті податкової служби або звертатися за консультацією до фахівців.

Публікація підготовлена за фінансової підтримки Міжнародного благодійного фонду Nova Ukraine. Її зміст є виключною відповідальністю ГО «Епіпросвіта» і не відображає позицію Міжнародного благодійного фонду Nova Ukraine. 

‍